BAB 2
A. Peran komunikasi dalam bisnis
Komunikasi
adalah suatu proses penyampaian dan
penerimaan pesan atau informasi diantara dua orang atau
lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif atau menimbulkan
efek tertentu yang diharapkan.
Komunikasi
Bisnis adalah komunikasi yang
digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam jenis dan bentuk
komunikasi untuk mencapai tujuan bisnis
Peran
komunikasi dalam dunia bisnis,
reputasi dan kredibilitas harus dibangun agar kustomer merasa nyaman hingga
memberikan kepercayaannya pada anda. Terutama dalam hubungan bisnis jangka
panjang dengan pekerja dan kustomer, memiliki kepekaan profesionalisme akan
menghadirkan banyak nilai positif. Disinilah perlunya memainkan peran komunikasi
bisnis. Keberhasilan bisnis apapun tergantung pada efektivitas komunikasi.
Semakin efektif sebuah komunikasi, semakin positif nilai yang dihasilkan.
Efektivitas sebuah komunikasi sesungguhnya diukur dari seberapa jauh
menghasilkan aksi dari audiens dan pembaca.
B. Tujuan komunikasi dalam bisnis
Secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu
:
Memberi Informasi
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah
memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia
bisnis kepada pihak lain.
Memberi Persuasi
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan
persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik
dan benar, hal ini sering dilakukan terutama yang berkaitan dengan penegasan konfirmasi
pesanan pelanggan atau negoisasi dengan pelanggan, agar kedua pihak memperoleh
manfaat secara bersama-sama tanpa ada yang merasa dirugikan.
Melakukan Kolaborasi
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan
kolaborasi, atau kerja sama bisnis antara seseorang dengan orang lain, melalui
jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerja
sama bisnis, saat sekarang seiring dengan pesatnya kemajuan teknologi
komunikasi maka seseorang dapat menggunakan berbagai media telekomunikasi
seperti telpon, faksimile, telpon seluler, internet surat elektronik,
teleconference
C. Umpan
balik dan bentuk bentuk
Umpan Balik
Dalam setiap kegiatan komunikasi merupakan kegiatan
pengiriman dan penerimaan lambang ataupun keinginan untuk mengubah pendapat
orang lain yang merupakan juga suatu usaha untuk mengadakan hubungan sosial.
Umpan balik (feed back) pun dapat berbentuk
bermacam-macam seperti hasil (pelaksanaan suatu tugas), laporan, sikap yang
timbul, pertanyaan, reaksi, dsb. Sebagaimana pesan maka umpan balikpun dapat
berupa tulisan, lisan, peragaan, dsb. Umpan balik yang baik diperlukan
syarat-syarat tertentu antara lain :
Umpan balik hendaknya jujur
Umpan
balik yang tidak jujur bersumber pada kebiasaan untuk menyenangkan orang lain,
keinginan memberi nasihat, keinginan untuk menang dalam argumentasi, malah
lebih buruk lagi apabia ada keinginan untuk mengambil muka, menjilat, dan
menyakiti orang.
Umpan balik hendaklah tentang sesuatu yang khusus dan
jelas bukan sesuatu
secara
umum dan kabur
Umpan balik hendaklah mengenai sesuatu dimana orang
yang bersangkutan
dapat
berbuat apa-apa
Umpan balik tentang sesuatu di mana orang yang
bersangkutan tidak dapat berbuat apa-apa adalah umpan balik yang tidak berguna
dan malah bisa menimbulkan perasaan mendongkol.
Umpan balik hendaklah jangan bersifat penilaian.
Penilaian
yang dimaksud adalah judgement bukan evaluasi. Umpan balik yang bersifat
penilaian yang jujur sekalipun masih dapat menimbulkan akibat yang buruk, maka
sebaiknya umpan balik seperti itu dihindarkan
Umpan balik hendaklah deskriptif, sehingga betul-betul
jelas
dalam
hal ini memerlukan gambaran apa yang dikehendaki jelas dan terang
Umpan balik hendaklah bersifat hasil oriented dan
bukan person oriented
Dalam hal ini
maka yang diutamakan bukan orangnya tetapi kerjanya
Umpan balik hendaklah memperhatikan timing , tidak ada
patokan tentang waktu
Bentuk – bentuk
External Feedback
Umpan balik yang baik diterima langsung oleh
komunikator dari komunikan
Internal Feedback
Umpan balik yang diterima komunikator bukan dari
komunikan akan tetapi datang dari pesan itu sendiri atau dari komunikator itu
sendiri
Direct Feedback atau Immediate Feedback
Umpan balik langsung dalam suatu komunikasi, komunikan
menggerakkan salah satu anggota badannya.
Indirect Feedback atau Delaiged Feedback
Dalam bentuk surat kepada redaksi surat kabar, penyiar
radio, dll. Hal ini umpan balik membutuhkan waktu
Inferential Feedback
Umpan balik yang diterima dalam komunikasi massa yang
disimpulkan sendiri ioleh komunikator meskipun secara tidak langsung akan
tetapi cukup relevan dengan pesan yang disampaikan
Zero Feedback
Artinya bahwa komunikasi yang disampaikan oleh
kemunikator kepada komunikan meskipun komunikan menyampaikan umpan balik
tersebut tidak dipahami oleh komunikator
Neutral Feedback
Umpan balik yang netral berarti bahwa informasi yang
diterima kembali oleh komunikator tidak relevan dengan pesan yang disampaikan
semula
Positive Feedback
Komunikasi yang disampaikan oleh komunikator kepada
kemunikan mendapat tanggapan positif, misalnya dengan adanya penerimaan pada
pesan yang disampaikan
Negative Feedback
Komunikasi yang disampaikan oleh kemunikator mendapat
tantangan dari komunikan.
D. Kesalah pahaman
dalam berkomunikasi
Missunderstanding ( kesalah pahaman ) merupakan
salah satu
kendala komunikasi efektif dan sangat berpeluang menciptakan
konflik. Suatu kondisi salah paham biasa dimunculkan ketika suatu informsi yang
diterima oleh seseorang memiliki makna atau esensi yang berbeda dari yang
dimaksudkan oleh si pemberi atau penyampai informasi.
Salah satu
bentuk kesalahpahaman yang cukup “parah” adalah cultural misunderstanding, atau
kesalah pahaman
kultural. Dalam hal ini, budaya dan kebiasaan yang melekat menjadi penghalang
terjalinnya komunikasi yang efektif.
Rata-rata
kesalah
pahaman memang terjadi pada komunikasi yang masih
dasar, yakni tahapan komunikasi
yang menyenangkan. Dalam tahapan ini, komunikator dan komunikan merasa masih
belum perlu membahas masalah secara detail, sehingga kadang terselip beberapa
poin yang menjadi sumber kesalahpahaman.
Ada beberapa
cara untuk menghindari kesalah pahaman. Yang paling penting adalah meningkatkan
kemampuan berkomunikasi. Kemampuan ini bisa kita tingkatkan dengan, misalnya,
banyak membaca koran atau tulisan lain yang memakai tata bahasa efektif dan
sistematis. Dengan rutin membaca, kosakata kita akan semakin kaya dan
mempermudah untuk menjalin komunikasi. Selain itu, jangan lupa tanyakan kepada
lawan bicara hal-hal yang kita belum jelas maksudnya.
Cara ini membantu
untuk menghindari salah paham akibat salah persepsi. Cara yang lain, tingkatkan
sensitivitas kita pada lawan bicara dan kurangi sensitivitas dari lawan bicara.
Dengan kata lain, tingkatkan kepekaan kita untuk merasakan perasaan lawan
bicara, agar kita lebih berhati-hati dalam memilih dan menyampaikan kata.
Sebaliknya, kurangi kepekaan kita dari kata-kata yang diucapkan oleh lawan
bicara. Jangan sampai kita tersinggung oleh hal-hal sepele, hanya karena kita
terlalu sensitif dalam menanggapi orang lain.
E. Memperbaiki
komunikasi dalam organisasi
Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif
diperlukan beberapa persyaratan :
-
Persepsi
Komunikator
harus dapat memprediksi apakah pesan yang disampaikan dapat diterima komunikan
-
Ketetapan
Komunikan
atau audience memiliki kerangka pikir. Agar komunikasi yang dilakukan tepat
sasaran, komunikator perlu mengekspresikan hal yang ingin disampaikan sesuai
dengan kerangka pikir komunikan.
-
Kredibilitas
Dalam
berkomunikasi komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bahwa komunikan dapat
dipercaya. Sebaliknya dia juga harus bisa mendapatkan kepercayaan dari
komunikan.
-
Pengendalian
Dalam
komunikasi, komunikan memberika reaksa/umpan balik/feedback terhadap pesan yang
disampaikan. Reaksi ini harus bisa diantisipasi sekaligus dikendalikan oleh
komunikator sehingga tidak melenceng dari target komunikasi yang diharapkan.
-
Kecocokan /
keserasian
Komunikator
yang baik selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang menyenangkan dengan
komunikan.
Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai
hambatan yang dihadapi dengan memperhatikan tiga hal sebagai berikut :
·
Membuat satu
pesan secara lebih berhati-hati
·
Minimalkan
gangguan dalam proses komunikasi
·
Mempermudah
upaya umpan balik antara si Pengirim dan si penerima pesan
Daftar Pustaka :
